作者｜趙月松 天強(qiáng)TACTER 副總經(jīng)理　肖小龍 天強(qiáng)TACTER IT咨詢顧問

　　管理數(shù)字化的那些“坑”

　　01

　　拿來主義

　　為何其他設(shè)計院的成功案例拿到自己身上卻不靈了？信息系統(tǒng)部署了，但是設(shè)計院并沒有真正用起來。有些“高大上”的功能可能根本用不上，而真正想要符合本院特色的內(nèi)容卻沒有覆蓋。這種情況可能就是不小心跳進(jìn)了“拿來主義”的坑。

　　大部分設(shè)計院以辦公審批為主的OA系統(tǒng)大都部署完成，但是面向業(yè)務(wù)運(yùn)營環(huán)節(jié)的經(jīng)營、生產(chǎn)、知識、財務(wù)等系統(tǒng)的建設(shè)就不太理想。這些系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程關(guān)系緊密，涉及到深度融合和二次開發(fā)，不同院之間差異很大，往往只能滿足部分業(yè)務(wù)需求，無法完整對業(yè)務(wù)管理通過信息化支撐，信息化管理效果大打折扣。

　　某市政工程設(shè)計院信息中心主任談到：我們的OA作為日常管理系統(tǒng)基本能覆蓋辦公需求，經(jīng)營上的合同、發(fā)票、收付款、統(tǒng)計等信息也都有覆蓋，但仍然欠缺項(xiàng)目前期的投標(biāo)系統(tǒng)、電子簽章等內(nèi)容，還沒有把一個完整的設(shè)計價值鏈流程融合進(jìn)來，信息管理完成的質(zhì)量和效果不佳。

　　02

　　新瓶裝舊酒

　　當(dāng)前，大部分設(shè)計院管理數(shù)字化實(shí)質(zhì)上是對管理現(xiàn)狀進(jìn)行簡單在線化處理和信息化改造，是對現(xiàn)有管理模式的映射和技術(shù)補(bǔ)丁，而非革新方案。如果沒有解決傳統(tǒng)信息化數(shù)據(jù)孤立、系統(tǒng)分隔的問題，則會使管理數(shù)字化的協(xié)同難度和管理成本因技術(shù)屏障而進(jìn)一步增高，難以真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化決策發(fā)展。

　　真正的管理數(shù)字化不僅僅只是簡單的信息化建設(shè)，而是從傳統(tǒng)管理走向協(xié)同管理，從步調(diào)不一走向均衡同步。它一定是多學(xué)科技術(shù)產(chǎn)生的化學(xué)聚變反應(yīng)，是模型、數(shù)據(jù)、軟件、泛智能基礎(chǔ)設(shè)施化整為零的過程，而不是過度追求新技術(shù)應(yīng)用的花架子。

　　03

　　數(shù)據(jù)孤島

　　設(shè)計院內(nèi)最常見的場景是，在信息化建設(shè)中投入大量資金上線OA、項(xiàng)目管理、人力資源、財務(wù)等諸多管理系統(tǒng)。但在平時的應(yīng)用中，OA系統(tǒng)只被用來做日常行政管理，項(xiàng)目管理只用于項(xiàng)目記錄與統(tǒng)計等，再加上不同業(yè)務(wù)部門內(nèi)部一些管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)互不相通，集成應(yīng)用難度大，讓設(shè)計院完整的業(yè)務(wù)鏈上孤島林立，數(shù)據(jù)之間缺乏關(guān)聯(lián)性，雖然收集和存儲大量數(shù)據(jù)，卻無法應(yīng)用這些數(shù)據(jù)來做運(yùn)營及戰(zhàn)略決策。

　　面對數(shù)據(jù)孤島，設(shè)計院又常常會陷入盲目求新求快的境遇，不關(guān)注數(shù)據(jù)背后的邏輯。事實(shí)上，設(shè)計院需要因地制宜，從技術(shù)層面，可以用ESB、SOA、云原生等技術(shù)集成應(yīng)用，可以使用ETL等工具進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗與治理，逐步搭建數(shù)據(jù)倉庫，構(gòu)成數(shù)據(jù)中臺；從邏輯層面，關(guān)注數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與應(yīng)用，著眼于未來，構(gòu)建具備前瞻性的數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系。

　　04

　　體驗(yàn)不佳

　　因?yàn)槭褂皿w驗(yàn)感較差、缺乏宣貫推廣以及相應(yīng)的激勵約束機(jī)制等，員工對管理信息系統(tǒng)的使用效率并不高，或者選擇性使用，甚至無人使用的狀態(tài)，不僅造成投入浪費(fèi)，反而對管理體系優(yōu)化起到反作用。

　　某建筑設(shè)計院信息檔案部負(fù)責(zé)人表示：我們的信息系統(tǒng)建設(shè)持續(xù)時間很長，從OA開始一直到現(xiàn)在的項(xiàng)目管理和設(shè)計平臺，但在這個過程中我們發(fā)現(xiàn)，一方面系統(tǒng)用起來問題還是很多，數(shù)據(jù)信息在不同系統(tǒng)之間傳遞效果不佳，導(dǎo)致員工使用體驗(yàn)不好；另一方面，員工自主學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，仍然保持傳統(tǒng)的工作習(xí)慣，數(shù)字化協(xié)同辦公和設(shè)計使用意識低。

　　數(shù)字化管理的價值體現(xiàn)

　　設(shè)計院管理數(shù)字化的核心是通過“數(shù)字技術(shù)+管理創(chuàng)新”雙輪驅(qū)動，構(gòu)建企業(yè)智慧大腦，實(shí)現(xiàn)企業(yè)智慧管理能力的持續(xù)提升，從而幫助企業(yè)能夠隨著內(nèi)外環(huán)境變化和目標(biāo)調(diào)整而自主尋優(yōu)，動態(tài)調(diào)整業(yè)務(wù)、組織和資源配置，實(shí)現(xiàn)企業(yè)智慧成長。

　　01

　　賦能精益管理

　　圍繞人財物等核心資源提高標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理水平，實(shí)現(xiàn)資源配置的高效集約化和共享化，提升管理效率，降低管理成本，增強(qiáng)對公司運(yùn)營管理的全面感知力、實(shí)時監(jiān)管力和風(fēng)險防控力。

　　02

　　賦能智慧決策

　　以生產(chǎn)數(shù)據(jù)為源頭、以財務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)、以運(yùn)營數(shù)據(jù)為載體，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理各環(huán)節(jié)的可視可控和精益高效，實(shí)現(xiàn)信息穿透和基于監(jiān)控指標(biāo)的預(yù)警能力，為各級管理層（公司、部門、項(xiàng)目）等提供日常管理決策的數(shù)據(jù)依據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析推動量化決策支撐。

　　03

　　賦能服務(wù)創(chuàng)新

　　將所有項(xiàng)目集成于同一平臺，以支撐多復(fù)雜度、多建設(shè)類型、多承包模式項(xiàng)目的交付為核心，實(shí)現(xiàn)設(shè)計施工協(xié)同、前后場管理聯(lián)動和現(xiàn)場智慧化管控，打通產(chǎn)品交付價值鏈。

　　以中部某公路勘察設(shè)計研究院為例：

　　該院隸屬于央企集團(tuán)，連年入榜“中國工程設(shè)計企業(yè)60強(qiáng)”，是國家高新技術(shù)企業(yè)。他們在管理數(shù)字化上以業(yè)務(wù)與財務(wù)融合為聚焦點(diǎn)，著力打造業(yè)財一體化體系。

　　1、經(jīng)營收款業(yè)務(wù)與財務(wù)融合。經(jīng)營生產(chǎn)與財務(wù)系統(tǒng)中的收款信息數(shù)據(jù)對接后，形成預(yù)算、經(jīng)營生產(chǎn)和財務(wù)系統(tǒng)的收款閉環(huán)管理，提高收款入賬效率，便于業(yè)務(wù)人員實(shí)時掌握收款指標(biāo)完成情況，有效激勵和保障項(xiàng)目收款。

　　2、分包采購業(yè)務(wù)與財務(wù)融合。分包采購業(yè)務(wù)與財務(wù)信息共享后，提高分包采購信息傳遞效率，改善經(jīng)營生產(chǎn)系統(tǒng)中付款信息滯后的情況。在“以收定支”原則的基礎(chǔ)上開展分包付款聯(lián)動式預(yù)算，根據(jù)收款確定付款額度，從付款角度刺激了賬款的回收，同時在收款欠缺的情況下，控制付款額度，保證公司經(jīng)營生產(chǎn)活動的順利開展。

　　3、保證金業(yè)務(wù)與財務(wù)融合。保證金業(yè)務(wù)與財務(wù)信息數(shù)據(jù)銜接后，加快保證金信息傳遞、單據(jù)流轉(zhuǎn)速度，提高信息傳遞質(zhì)量，及時登記保證金回款信息，減少保證金在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的資金占用。

　　4、經(jīng)營生產(chǎn)、人力資源、資產(chǎn)管理、單點(diǎn)登錄業(yè)務(wù)與財務(wù)融合。經(jīng)營生產(chǎn)、人力資源、資產(chǎn)管理系統(tǒng)將項(xiàng)目、業(yè)主、分包商、員工和資產(chǎn)等信息傳遞至財務(wù)系統(tǒng)后，公司的項(xiàng)目、往來單位、人員和資產(chǎn)等信息全面結(jié)合，實(shí)時反饋，打破財務(wù)與業(yè)務(wù)信息壁壘，形成財務(wù)業(yè)務(wù)高度協(xié)同，加強(qiáng)財務(wù)對業(yè)務(wù)事前及事中的管控能力，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)信息的全面統(tǒng)一管理，推動業(yè)財一體化。單點(diǎn)登錄的開發(fā)應(yīng)用，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合，提升整體的處理效率、提高信息透明度。

　　管理數(shù)字化的主要內(nèi)容

　　01

　　綜合辦公平臺OA

　　是設(shè)計院辦公門戶平臺，包括辦公管理子系統(tǒng)、公文流轉(zhuǎn)等。

　　02

　　經(jīng)營與項(xiàng)目管理系統(tǒng)

　　涵蓋項(xiàng)目管理和經(jīng)營管理，基本實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理全過程信息化（包括設(shè)計項(xiàng)目、總承包項(xiàng)目、其他類型項(xiàng)目等）。圍繞項(xiàng)目報批、商務(wù)管理、合同管理、項(xiàng)目生產(chǎn)管理、成果與過程記錄、項(xiàng)目收付款、項(xiàng)目成果管理等方面實(shí)現(xiàn)相關(guān)流程與服務(wù)的接口集成與打通，實(shí)現(xiàn)了利用底層項(xiàng)目運(yùn)作數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)聯(lián)動分析實(shí)時了解整體項(xiàng)目運(yùn)作狀態(tài)，促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)營信息的共享、交流、處理效率，最終達(dá)到增強(qiáng)企業(yè)營運(yùn)效益的目的。

　　03

　　協(xié)同生產(chǎn)系統(tǒng)

　　包括二維協(xié)同設(shè)計和三維協(xié)同設(shè)計平臺，整合設(shè)計及流程管理，搭建的項(xiàng)目設(shè)計與管理一體化的集成平臺。涵蓋從設(shè)計、提交、傳閱、校對、審核、批注、會簽、互提、變更、發(fā)布到最后的出版、歸檔等，提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體工作效率，為實(shí)現(xiàn)設(shè)計作品向設(shè)計產(chǎn)品的轉(zhuǎn)化提供可能。

　　04

　　智慧決策系統(tǒng)

　　以生產(chǎn)數(shù)據(jù)為源頭、以財務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)、以運(yùn)營數(shù)據(jù)為載體，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理各環(huán)節(jié)的實(shí)時感知、可視可控和精益高效，實(shí)現(xiàn)信息穿透和基于監(jiān)控指標(biāo)的預(yù)警能力，包括宣傳展示、運(yùn)營監(jiān)控、生產(chǎn)調(diào)度、應(yīng)急指揮、視頻會議、安全監(jiān)控等，為日常管理決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析推動量化決策支撐。

　　05

　　其他管理系統(tǒng)

　　包括知識管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等。

　　管理數(shù)字化的避“坑”操作指南

　　管理數(shù)字化的建設(shè)要以管理體系重構(gòu)為主線，以數(shù)據(jù)協(xié)同集成為抓手，自主建設(shè)與采購服務(wù)相結(jié)合，并配套相應(yīng)的激勵約束機(jī)制。

　　01

　　以管理體系重構(gòu)為主線

　　管理信息化的背后是管理邏輯，在管理信息化系統(tǒng)建設(shè)之前一定要重新梳理優(yōu)化，甚至重新構(gòu)建管理體系和框架，進(jìn)而通過信息化系統(tǒng)承載新的管理體系，要避免將管理現(xiàn)狀簡單地進(jìn)行在線化處理。

　　02

　　以數(shù)據(jù)協(xié)同集成為抓手

　　在信息化水平建設(shè)到一定程度，各系統(tǒng)基本健全的狀態(tài)下，逐步以三個數(shù)據(jù)一體化（業(yè)財一體化、業(yè)人一體化、人財一體化）推動系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)集成，逐步建設(shè)數(shù)據(jù)中臺，真正發(fā)揮數(shù)據(jù)賦能管理與決策。

　　03

　　自主建設(shè)與采購服務(wù)相結(jié)合

　　完全依靠外部專業(yè)信息化服務(wù)商的優(yōu)勢是經(jīng)驗(yàn)豐富、建設(shè)速度相對較快，劣勢是后續(xù)維護(hù)響應(yīng)相對慢，難以適應(yīng)業(yè)務(wù)與管理要求持續(xù)優(yōu)化升級；完全自主開發(fā)的優(yōu)勢是貼合自身需求、后續(xù)維護(hù)和升級相對容易，劣勢是視野窄、容易變成補(bǔ)丁式建設(shè)。所以建議自主建設(shè)與采購服務(wù)相結(jié)合。

　　04

　　配套相應(yīng)的激勵約束機(jī)制

　　系統(tǒng)實(shí)施運(yùn)行后需要制定相應(yīng)的約束機(jī)制、激勵機(jī)制以保障業(yè)務(wù)單元、員工能夠主動適應(yīng)和使用系統(tǒng)，逐步形成工作慣性。

　　某電力勘測設(shè)計院信息中心主任表示：我們最早在2009年就成立數(shù)據(jù)中心專門解決當(dāng)時設(shè)計和管理面臨的各種問題，特別是配備了軟件開發(fā)人員，自主研發(fā)系統(tǒng)支撐數(shù)字化管理和協(xié)同設(shè)計，也同時設(shè)置了專門的激勵機(jī)制保障數(shù)字化的落地。隨著時間推移，現(xiàn)在形成了“一個平臺、一個模型、一個數(shù)據(jù)架構(gòu)”的自主研發(fā)覆蓋整個數(shù)字化管理的體系，圍繞我們院里的智慧水務(wù)、智慧能源、智慧城市等板塊，用數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)，賦能生產(chǎn)并提升效率。

　　天強(qiáng)說

　　數(shù)字化轉(zhuǎn)型持續(xù)投入大，成效不明顯，軟件二次開發(fā)難度大，代價風(fēng)險高……正確又艱難的路上，這些“坑”是整個行業(yè)面臨的痛點(diǎn)。設(shè)計院避“坑”的核心是堅持“量體裁衣”，把管理數(shù)字化看成一條主線，以此形成一條以數(shù)據(jù)為核心的價值鏈，圍繞流程、管理、人員三個方面作用于生產(chǎn)、服務(wù)、運(yùn)營過程，從而產(chǎn)生新價值、新動能、新增長點(diǎn)。